Markkinointia ja tapahtumia koskeva tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 7.6.2023

 

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, miten Atria Suomi Oy ja Atria Oyj (”Atria” tai ”Me”) keräävät ja käyttävät henkilötietoja tarjoamiensa tuotteiden ja palveluiden markkinointitarkoituksiin. Tämä seloste koskee myös järjestämiämme kampanjoita, tapahtumia, arvontoja ja kilpailuita, sekä sosiaalisen median sisältöjä.

 

Saatamme päivittää tätä Tietosuojaselostetta aika ajoin, ja ilmoitamme muutoksista tällä sivulla. Kun muutamme selostetta, muutamme myös laatimispäivämäärää, jona muutokset tulevat voimaan. Mikäli muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä rekisteröidylle sähköpostilla.

 

1. Rekisterinpitäjä

Atria Suomi Oy(y-tunnus: 0841066-1)

PL 900, Atriantie 1, Nurmo

60060 ATRIA

Puhelinnumero: 020 472 8111

Sähköposti: tietosuoja@atria.com

(jäljempänä ”me”)

Sähköposti: tietosuoja@atria.com

 

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Alla näet ne tarkoitukset, joihin käsittelemme henkilötietoja, käyttämämme oikeusperusteet sekä poistoajat.

 

KÄSITELTÄVÄT TIEDOT	KÄSITTELYN TARKOITUS	OIKEUSPERUSTE	POISTOAIKA
Perustiedot* etunimi ja sukunimi, Yhteystiedot* sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Kilpailuun tai arvontaan liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten osallistumiseen liittyvät tiedot (sis. päivämäärä), valokuvat, videot ja muut rekisteröidyn luomat sisällöt (erityisesti kilpailuihin ja arvontoihin liittyen) Palkinnon käyttämiseen liittyvät erityistiedot, kuten matkavarauksiin tarvittavat tiedot	Arvontojen ja kilpailujen järjestäminen, voittajan/voittajien kontaktoiminen ja palkintojen toimittaminen	Sopimuksen täytäntöönpaneminen sekä suostumus.	Arvontoihin ja kilpailuihin osallistuvien henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista kilpailun tai arvonnan voittajien valinnan, voittajille ilmoittamisen ja palkintojen toimittamisen kannalta tai yhteydessä sosiaalisen median sisältöjen julkaisuun
Perustiedot* etunimi ja sukunimi, Yhteystiedot* sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Sosiaalisen median tiedot, kuten käyttäjänimi tai muu sosiaalisen median tilin käyttäjätunnus Valokuvat sosiaalisen median sisältöön liittyen	Sosiaalisen median profiilitietojen sekä sisältöjen kerääminen ja julkaiseminen		Kuhunkin sosiaalisen median alustaa sovelletaan niiden omia tietosuojaehtoja.
Perustiedot* etunimi ja sukunimi, Yhteystiedot* sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, sekä yhteystiedot Mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset	Uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettäminen		Uutiskirjeidemme ja muun suoramarkkinoinnin vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.
Perustiedot* etunimi ja sukunimi, Yhteystiedot* sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, sekä yhteystiedot	Markkinointiviestin lähettäminen yrityksille	Oikeutettu etumme	Uutiskirjeidemme ja muun suoramarkkinoinnin vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.
Perustiedot* etunimi ja sukunimi, Yhteystiedot* sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Kilpailuun tai arvontaan liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten osallistumiseen liittyvät tiedot (sis. päivämäärä), valokuvat, videot ja muut rekisteröidyn luomat sisällöt (erityisesti kilpailuihin ja arvontoihin liittyen) Palkinnon käyttämiseen liittyvät erityistiedot, kuten matkavarauksiin tarvittavat tiedot	Kirjanpito ja verotus	Lakisääteinen velvoite	Tiedot säilytetään niin kauna kuin ne kirjanpitoa ja verotusta koskevien lakien mukaan on tarpeeen säilyttää
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, sekä yhteystiedot Mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset	Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia	Oikeutettu etumme täyttää lakisääteinen velvollisuutemme varmistaa, että noudatamme suoramarkkinointikieltoa lain mukaisesti	Uutiskirjeidemme ja muun suoramarkkinoinnin vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa. Yritysten edustajien yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, sekä yhteystiedot   Tiedot liittyen tapahtumiin, joihin osallistut kuten ilmoittautumistiedot, tapahtuman tai kampanjan aikana annetut henkilötiedot, kampanjatallenteet, erityisruokavaliot, laskutustiedot	Tapahtumakutsujen lähettäminen, sekä tapahtumien järjestäminen ja markkinoiminen	Oikeutettu etumme, jotta voimme isännöidä tapahtumia sekä tarvittaessa laskuttaa Suostumus terveystietojen osalta (esim. allergiat)	Uutiskirjeidemme ja muun suoramarkkinoinnin vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa. Yritysten edustajien yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia

 

 

Kilpailuun tai arvontaan osallistuneen voittajan tietoja (esim. nimi, ikä, paikkakunta) voidaan julkaista järjestäjän valitsemissa viestintä- ja markkinointikanavissa. Näistä kerrotaan erikseen kilpailun tai arvonnan säännöissä.

 

3. Mistä saamme tietoja?

Keräämme tiedot suoraan sinulta itseltäsi osallistuessasi kampanjaan, tapahtumaan, kilpailuun, arvontaan tai julkaistessamme sosiaalisen median sisältöjä, tai antaessasi meille suostumuksesi vastaanottaa suoramarkkinointiamme.

 

Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja voimme lisäksi saada yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja näitä tietoja voimme kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

 

4. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi käytämme kuljetusyrityksiä arvontojen ja kilpailujemme palkintojen lähettämiseen sekä markkinointiimme liittyvien muiden lähetysten toimittamiseen.

 Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin, sekä tarvittaessa huolehtinut riittävistä teknisistä lisäsuojatoimenpiteistäMarkkinointikampanjan yhteydessä voimme tietyissä tilanteissa kerätä suostumuksellasi henkilötietojasi yhteistyökumppaneidemme tai palveluntarjoajiemme rekistereihin.

 

5. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

 

Arvontoihin ja kilpailuihin osallistuvien henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista kilpailun tai arvonnan voittajien valinnan, voittajille ilmoittamisen ja palkintojen toimittamisen kannalta tai yhteydessä sosiaalisen median sisältöjen julkaisuun. Tämän jälkeen tiedot pääsääntöisesti hävitetään, ellei sovellettavat lait (kuten verotus ja kirjanpito) tai oikeudellisten etujemme puolustumainen edellytä tietojen säilyttämistä pidempään. Poikkeuksena tästä ovat lisäksi sosiaalisen median alustat, kuten Instagram, jossa julkaisut, jotka voivat sisältää myös arvontoihin ja kilpailuihin osallistumisen, perustuvat hakusanoihin eli hastageihin. Kuhunkin sosiaalisen median alustaa sovelletaan niiden omia tietosuojaehtoja.

 

Uutiskirjeidemme ja muun suoramarkkinoinnin vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.

 

Yritysten edustajien yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

6. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 

7. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi ilmoitettuja yhteystietoja käyttäen.